Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü

Dış İlişkiler ve Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. Tuba DENKÇEKEN

Dış İlişkiler Erasmus Ofisi Sorumlusu: Deniz Gül ÖZKILIÇ

Görev ve Sorumluluklar

• Kurum içinde ve kurum dışında Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü’nü temsil edilmesi
• Koordinatörlüğe ait olan gelen/giden belge kaydının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği Standart Dosya Planına uygun kaydedilmesi
• Erasmus+ Projelerinin bilgi akışını sağlayan araçlardan biri olan koordinatörlüğün web sayfasının güncel olmasının sağlanması
• Erasmus+ Değişim Programları ve Avrupa Birliği burslarının tanıtılması
• Değişim programlarına ilişkin yönerge/mevzuat düzenleme çalışmaların yürütülmesi
• Erasmus+ değişim programlarını SANKO Üniversitesi Avrupa Birliği Erasmus Programı Uygulama Yönergesi ve Ulusal Ajans’ın Yükseköğretim için El Kitabı doğrultusunda yürütülmesi
• Akademik yıl açılışında öğrencilere oryantasyon eğitimi verilmesi
• Birim koordinatörü değişikliğinde ilgili akademik personele oryantasyon eğitimi verilmesi
• Erasmus+ Projelerine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, öğrenci ve akademik/idari personele işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması
• Akademik/İdari Personel ve Öğrenci Değişim ve İş Birliği Komisyonu üyelerinin güncelliğinin (ünvan, görevin devamlılığı vb.) kontrol edilmesi
• İdari personelin seçim kriterlerini belirleyerek Akademik/İdari ve Öğrenci Değişim ve İş birliği Komisyonunun kararına sunulması
• Erasmus+ Öğrenim ve Staj Hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Akademik/İdari Personel ve Öğrenci Değişim ve İş Birliği Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ Ders Verme ve Eğitim Alma Hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Akademik/İdari Personel ve Öğrenci Değişim ve İş Birliği Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ Öğrenci Öğrenim ve Personel Ders Verme Hareketliliği için ön koşul olan İkili Anlaşmaların başlatılması, yürütülmesi ve güncelliğinin korunması
• Erasmus+ Öğrenim ve Staj Hareketliliği için Ortak Dersler Bölümü Başkanlığı’ndan yazılı/sözlü yabancı dil sınav tarihi alınması
• Erasmus+ Eğitim Alma Hareketliliği için Ortak Dersler Bölümü Başkanlığı’ndan yazılı/sözlü yabancı dil sınav tarihi alınması
• Yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi ve sonuç belgelerinin teslim edilmesi
• Erasmus+ Öğrenim ve Staj Hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve öğrencilere duyurulması
• Erasmus+ Ders Verme ve Eğitim Alma Hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve akademik/idari personele duyurulması
• Başvuru duyurusunun Üniversitemiz web sayfasında ve led ekranlarında yayınlanması
• Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması
• Hareketlilik başvuruları açıkken öğrenci ve personele yönelik Soru-Cevap Etkinliği düzenlenerek başvuruların doğru ve eksiksiz tamamlanmasının sağlaması
• Seçim sonuçlarının kontrol edilmesi ve komisyona sunulması
• Başvuru sonuçlarının koordinatörlüğün web sayfasında ve üniversitenin led ekranlarında ilan edilmesi
• Hareketliliğe hak kazanan akademik/idari personel ve öğrencilere gerekli belgeler hakkında bilgi verilmesi
• Feragat eden akademik/idari personel ve öğrencilere ilişkin işlemlerin yürütülmesi
• Asil aday olan akademik/idari personel ile üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması
• Asil aday olan öğrenci ile üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması
• Hibe sözleşmesi imzalanan akademik/idari personel bilgilerinin Beneficiary Module hareketlilik aracına girilmesi
• Hibe sözleşmesi imzalanan öğrenci bilgilerinin Beneficiary Module hareketlilik aracına girilmesi
• Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personeli hibelendirmede uygulanan yüzdelikler hakkında bilgilendirerek, Mali İşler Müdürlüğü’ne ilgili bilgilerin verilmesi
• Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilerin belgelerinin kontrol edilip akademik tanınma işlemlerinin yürütülmesi
• Hareketlilik işlemleri tamamlanan öğrencilerin kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve Mali İşler Müdürlüğü’ne gerekli bilgilerin verilmesi
• Hareketlilik işlemleri tamamlanan, belgelerini eksiksiz teslim eden personelin kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve Mali İşler Müdürlüğü’ne gerekli bilgilerin verilmesi
• Hareketliliğe katılan akademik/idari personel ve öğrencilerin hareketlilik belgelerinin dosyalanması
• Hareketliliğin gerçekleşmediği kontenjanın aktarım yapılması için işlemlerin yürütülmesi
• Aktarılan kontenjan varsa yeni sözleşme doğrultusunda yeniden ilana çıkılması ve sonuçlandırılması
• Bir sonraki sözleşme dönemi Erasmus+ hareketliliği gerçekleştirebilmek için Ulusal Ajansa teklif çağrısında bulunulması
• Yeni sözleşme döneminde imza sürecini takip edilmesi, güncel belgelere erişim sağlanması
• İlgili hareketlilik dönemi için Ulusal Ajansa ara rapor ve final raporlarının hazırlanması ve iletilmesi
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından istenildiğinde rapor hazırlanması ve sunulması
• İlgili proje yılında Ulusal Ajans tarafından düzenlenen toplantılara (çevrimiçi/yüz yüze) katılım sağlanması
• Erasmus+ Projeleri kapsamında gelen öğrenci başvurularının değerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi
• Erasmus+ Projeleri kapsamında gelen akademik/idari personel başvurularının değerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi
• Değişim programlarına ilişkin birimlerin talep ettiği verilerin düzenlenmesi
• Yurtdışında gerçekleşen International Week/Staff Week gibi organizasyonlarda Üniversitemizin temsil edilmesi ve yurt dışında partnerlik potansiyeli olan üniversitelere ziyaret gerçekleştirilmesi
• Ülkemizde ve yurtdışında gerçekleşen uluslararası konferans, seminer veya eğitim fuarlarında Üniversitemizi temsil ederek ikili iş birliklerini arttırılması ve Üniversitemizin tanınırlığının sağlanması
• Her yıl ileriye yönelik faaliyet planı ile iş akış süreçlerini ve bir önceki yıla ait faaliyet raporlarını içeren bilgilendirme dosyasının hazırlanması ve yönetime sunulması
• Görevin ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütülmesi, kalite ve iç kontrol yönetim sistemi belgelerinde belirtilen ilave görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi, iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uyulması.

Sunulan Hizmetler

• Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü, SANKO Üniversitesi’nin Uluslararasılaşma Politikası kapsamında hareket ederek uluslararası her faaliyetin koordinasyonunu sağlar.
• Değişim Programları hakkında personel ve öğrenciye yönelik oryantasyon yapar.
• Avrupa Birliği Burs Başvurularını takip eder ve birimlere duyurusunu yapar.
• Değişim Programlarının ön koşulu olan İkili Anlaşmanın başlatılması, süreç takibi ve imzalanan anlaşmaların hayata geçirilerek kurumlararası hareketliliği sağlar.
• Erasmus+ Programlarının başvuru sürecini başlatır ve değerlendirme süreçlerinde şeffaf ve adil davranır.
• Başvuruların eksiksiz ve zamanında yapılması için gerekli desteği sağlar.
• Hareketlilik kapsamında akademik/idari personel ve öğrencilere, başvuru sürecinden, hareketlilik dönüşüne kadar rehberlik eder.
• Hareketlilikten yaralanacak akademik/idari personel ve öğrencilerin alacakları hibelerin hesaplanmasını yaparken ve bu hibelerin yararlanıcının hesabına aktarılması konusunda Mali İşler Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
• Hareketlilik programlarında oluşabilecek her türlü sorunu çözer ve gerekli yazışmaları yapar.
• Türkiye Ulusal Ajansı ile koordinasyonu sağlar ve ilgili projenin açılışında bütçe talebinde bulunur. Proje sonucuna göre süreci yönetir.
• Türkiye Ulusal Ajansı’nın talep ve bilgilerini Rektör ve Rektör Yardımcısı ile paylaşır.
• Değişim programlarından gelen akademik personelin Üniversitemizde ders verebilmesi, idari personelin ise idari gözlem yapabilmesi adına uygun ortamın sağlanmasına aracılık eder. Ayrıca konaklayabilecekleri ortamları ayarlar ve gerekli evrak takiplerini yapar.
• Değişim programıyla gelen öğrencilerin evrak takiplerini yapar, konaklayabilecekleri yerleri ayarlar ve alacakları derslerin eşleştirilmesi için misafir olacakları fakülteleri, yüksekokul ve enstitüyü bilgilendirir. Gelen öğrencilere oryantasyon programı düzenler. Kalışları esnasında karşılaşabilecekleri her türlü sorunun giderilmesine yardımcı olur, onlara rehberlik eder.
• Ulusal Ajansın düzenlediği toplantı, seminer vb. programlara katılır, edinilen bilginin uygulanmasını sağlar.

Faaliyetler

SANKO Üniversitesi 01.07.2023- 30.08.2024 tarihleri arasında yapılan Erasmus+ Değişim Programları Hareketlilikleri aşağıda maddeler halinde verilmiştir.

• Erasmus+ Projeleri kapsamında gelen akademik/idari personel ve öğrenci olmazken Üniversitemiz Sağlık Bilimleri Fakültesi Beslenme ve Diyetetik bölümünden 1 (bir) akademik personel Ders Verme Hareketliliği ’ne katılmıştır.
• Erasmus+ Uluslararası Öğrenci Değişim programları Staj Hareketliliği kapsamında kurumumuzdan giden/gidecek olan öğrenci sayısı 4 (dört)’tür.
• Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında kurumumuzdan giden idari personel sayısı 8 (sekiz)’dir.
• Erasmus+ programı kapsamında 2023-2024 Eğitim Öğretim Yılında yurtdışındaki üniversitelerle yapılan mevcut ikili anlaşma sayısı 28 (yirmi sekiz) olup, Süresi biten ikili anlaşmalar güncellenmiştir.
• Üniversitemizin uluslararası platformlarda tanınırlığını artırmak ve ikili iş birliği yapmak için;08.2023 ve 03.09.2023 tarihleri arasında Kurum Koordinatörü ve Komisyon Üyesi olan bir Öğretim Üyesi görevlendirilerek Berlin Charite University, Medical School of Berlin, Prag Charles (Karolina) University ve Medical University of Vienna ziyaretleri gerçekleştirilmiştir.

01.07.2023- 30.08.2024 tarihleri arasında SANKO Üniversitesi’nde yapılan Toplantılar, Eğitimler ve Etkinlikler Tablo 1 ‘de verilmiştir.

Tablo-1 Toplantılar, Eğitimler ve Etkinlikler

01.07.2023- 30.08.2024 tarihleri arasında SANKO Üniversitesi’nde Erasmus Başvuru Süreç Faaliyetleri ile ilgili bilgiler Tablo 2’de verilmiştir.

Tablo-2 Başvuru, Sınav ve Sonuç Tarihleri