Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü

Dış İlişkiler ve Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. Tuba DENKÇEKEN

Dış İlişkiler Erasmus Sorumlusu Vekili: Ebru ESER

Görev ve Sorumluluklar

1. Kurum içinde ve kurum dışında Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü’nü temsil etmek,
2. Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü ile ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
3. Konusu itibari ile birimi ilgilendiren konularda iç ve dış yazışmaları yapmak, her türlü evrakın kaydının tutulmasını ve dosyalanmasını sağlamak, diğer birimleri ilgilendiren konularda ilgili birimin bilgilendirilmesini sağlamak,
4. Üniversitemizin hem Erasmus+ kapsamında hem de ikili iş birliği çerçevesinde partner olduğu üniversiteler ile iletişimini sağlamak,
5. Akademik/İdari ve Öğrenci Değişim ve İş birliği Komisyonu ile birebir çalışarak öğrenci ve personelin seçim kriterlerini ve ilkelerini belirlemek,
6. Partner okullarda gerçekleşen International Week/Staff Week gibi organizasyonlarda Üniversitemizi temsil etmek, yurt dışında partnerlik potansiyeli olan üniversitelere ziyaret gerçekleştirmek,
7. Ülkemizde ve yurtdışında gerçekleşen uluslararası konferans, seminer veya eğitim fuarlarında Üniversitemizi temsil ederek ikili iş birliklerini artırmak ve Üniversitemizin tanınırlığını sağlamak,
8. Ulusal Ajansın ve Avrupa Komisyonunun istediği raporları, sözleşmeleri ve istenilen tüm evrakları takip etmek, hazırlamak, evrak ve raporların gerekli mercilerce imzalanmasını ve takip edilmesini sağlamak,
9. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından istenildiğinde rapor hazırlamak ve sunmak,
10. Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğünün Üniversitemizi temsilen diğer uluslararası birim ve kurumlarla koordineli bir şekilde çalışmasını sağlamak,
11. Gelen öğrenci ve personeli, program içerikleri ve değişim programlarına katılım için izlenecek yol haritası ve prosedürlerle ile ilgili bilgilendirmek ve işleyiş sürecinin takibini yapmak,
12. Giden öğrenci ve personelin tanıtım, başvuru, sınav, seçim, oryantasyon, evrak, hibelendirme, takip ve raporlama süreçlerini ilgili birimler ile koordineli olarak yürütmek,
13. Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü’nün planlama faaliyetlerini, raporlarını, bilgilendirme dosyasını hazırlatmak, gerektiğinde hazırlamak ve üst yönetime sunmak,
14. Uluslararası organizasyonlar ile ilişkilerde üyelik başvurularını, bilgi güncellemelerini, yazışmaları yapmak ve takip etmek,
15. Erasmus+ değişim programlarını SANKO Üniversitesi Avrupa Birliği Erasmus Programı Uygulama Yönergesi ve Ulusal Ajans’ın Yükseköğretim için El Kitabı doğrultusunda yürütmek,
16. Her yıl ileriye yönelik faaliyet planı ile iş akış süreçlerini ve bir önceki yıla ait faaliyet raporlarını içeren bilgilendirme dosyasını hazırlamak ve yönetime sunmak,
17. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği Standart Dosya Planına uygun kayıt ve dosyalama sistemi oluşturmak,
18. Bütçe hazırlamak,
19. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütmek, kalite ve iç kontrol yönetim sistemi belgelerinde belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek, iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.

Sunulan Hizmetler

1. Dış İlişkiler ve Erasmus Koordinatörlüğü, SANKO Üniversitesi’nin dış ilişkilerini koordine etmekle görevlidir. Üniversitemizin yapmış olduğu uluslararası her faaliyetin koordinasyonunu sağlar.
2. Değişim Programları çerçevesinde gerçekleşecek Protokol Anlaşmalarını imzaya hazırlanması için İngilizce çevirisini ve anlaşmalı üniversitelerdeki iş takibi ve imzalanan anlaşmaların hayata geçirilmesini ve aktifleşmesini sağlar. Hareketlilik kapsamında personel ve öğrencilerin, ilan aşamasından seçim aşamasına kadar izledikleri yolda onlara rehberlik eder ve gidecekleri yerlerle iletişim sağlamaları konusunda yardımcı olur.
3. Gidecek öğrencilere oryantasyon programları düzenleyerek hareketlilik hakkında bilgi edinmelerini sağlar. Hareketlilikle gidecek öğrencilerin dosyalarını tutarak hem bölümlere hem de öğrenci işlerine bilgi verir.
4. Hareketlilikten yaralanacak personel ve öğrencilerin alacakları hibelerin hesaplanması ve bu hibelerin zamanında kişilere aktarılması konusunda Mali İşler Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
5. Hareketlilik programlarında oluşabilecek her türlü sorunu çözer ve gerekli yazışmaları yapar.
6. Türkiye Ulusal Ajansı ile koordinasyonu sağlar ve bütçe talebinde bulunur. Türkiye Ulusal Ajansı’nın Üniversiteye ilettiği mesajları Rektör ve Rektör Yardımcısı ile paylaşır.
7. Değişim programlarından gelen akademik personelin Üniversitemizde ders verebilmesi, idari personelin ise idari gözlem yapabilmesi adına uygun ortamın sağlanmasına aracılık eder. Ayrıca konaklayabilecekleri ortamları ayarlar ve gerekli evrak takiplerini yapar.
8. Değişim programıyla gelen öğrencilerin evrak takiplerini yapar, konaklayabilecekleri yerleri ayarlar ve alacakları derslerin eşleştirilmesi için misafir olacakları fakülteleri, yüksekokul ve enstitüyü bilgilendirir. Gelen öğrencilere oryantasyon programı düzenler. Kalışları esnasında karşılaşabilecekleri her türlü sorunun giderilmesine yardımcı olur, onlara rehberlik eder.
9. Ulusal Ajansın düzenlediği toplantı, seminer vb. programlara katılır, edinilen bilginin gerek yetkili amirlere gerekse üniversitedeki personel ve öğrencilere ulaştırılmasını sağlar.
10. Üst yönetim tarafından uygun görülen Akademik İş birliği Anlaşmalarının protokollere uygun bir şekilde hazırlanması ve imzaya sunulması, bu kapsamda gelen ve giden öğrenci ile personelin işlemleri ile ilgili yazışmaları ve gerekli hazırlıkları yaparak devamlılığın sürdürülmesini sağlar.
11. Ulusal değişim programından faydalanmak isteyen öğrencilerin yurt içinde bulunan başka üniversiteye bir ya da iki dönem değişim öğrencisi olarak gitmeleri için gerekli koordinasyonu sağlar. Bu kapsamda gelen ve giden öğrencilerin evrak takibini yapar.
12. İlgili birimleri öğrenciler hakkında bilgilendirir ve tanıtım için gerekli toplantı ve oryantasyon programlarını gerçekleştirir. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı kapsamında olan bu programlar hakkında Üniversite personelini bilgilendirir, düzenlenen toplantı ve seminerlere katılımı sağlar.
13. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın değişim programlarıyla ilgili bilgi alışverişinde aracılık eder.

Faaliyetler

Toplantılar, Eğitimler ve Etkinlikler

Tablo-1 Toplantılar, Eğitimler ve Etkinlikler

2022-2023 Eğitim-Öğretim Yılı Erasmus+ Öğrenci ve İdari-Akademik Personel Hareketliliği

Bölgemizde 6 Şubat’ta yaşanan deprem felaketi nedeniyle 2022-2023 eğitim-öğretim döneminde Erasmus+ kapsamında yurt dışından gelen öğretim elemanı olmamıştır. Bu dönemde Üniversitemiz Tıp Fakültesinden 2 (iki) öğretim elemanımız Erasmus+ kapsamında yurt dışına gitmiştir.

Aynı şekilde Bölgemizde 6 Şubat’ta yaşanan deprem felaketi nedeniyle 2022-2023 eğitim-öğretim döneminde yurt dışından gelen öğrenci olmamıştır. Bu dönemde Erasmus+ Uluslararası Öğrenci Değişim programları kapsamında kurumumuzdan giden öğrenci sayısı 4 (dört)’tür.

Aynı şekilde Bölgemizde 6 Şubat’ta yaşanan deprem felaketi nedeniyle 2022-2023 eğitim-öğretim döneminde yurt dışından gelen personel olmamıştır. Bu dönemde Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında kurumumuzdan giden personel sayısı 14 (on dört)’tür.

Erasmus+ programı kapsamında 2022-2023 Eğitim Öğretim Yılında yurtdışındaki üniversitelerle yapılan mevcut ikili anlaşma sayısı 26 (yirmi altı) olup, 2023 yılında süresi biten bir ikili anlaşma güncellenmiştir.

Üniversitemizin uluslararası platformlarda tanınırlığını artırmak ve ikili iş birliği yapmak için; 2022-2023 eğitim-öğretim döneminde Berlin Charite University, Medical School of Berlin, Prag Charles (Karolina) University ve Medical University of Vienna ziyaretleri gerçekleştirilmiştir.

Erasmus Başvuruları

Tablo-2 Başvuru, Sınav ve Sonuç Tarihleri